3. 표준 포트폴리오 관리 시스템

3.1 개요

일반적으로 자동화 솔루션 도입을 통한 기대 효과는 업무의 효율성뿐만 아니라 제품에 내재되어 있는 관리 프로세스와 실무들을 사용한다는 의미이다. 같은 맥락에서 이러한 프로세스 및 실무들이 조직의 표준 프로세스 및 실무로 인정될 수 있다.

그러나, 표준 포트폴리오 관리 시스템의 도입에 앞서 고려할 사항은 현재 조직의 프로세스성숙도가 글로벌 제품들이 구현하고 있는 모범 실무들(best practices)을 적용할 단계에 와 있는가 하는 점이다. 따라서 전제 조건으로 현재의 관리 실무를 우수 실무(good practice) 수준으로 개선시켜가는 것이 중요하다.

3.2 주요 필수 기능

솔루션이 갖춰야 할 주요 기능은 실제로 투자 포트폴리오 관리 업무를 수행할 때 성공적인 가치 전달 및 창출을 능동적으로 지원하는 실무들을 포함하여야 한다. 이러한 실무에 바탕을 둔 솔루션의 주요 필수 기능에는 다음의 것들이 포함된다:

Ÿ   이사회 및 집행 임원에 의한 프로그램 계속 추진 여부를 결정하는 것을 지원하는 거버닝 포인트를 지원하는 절차 기능

Ÿ   (비)재무적 이익, 비용 그리고 위험을 모두 반영한 측정 기준의 정의 기능

Ÿ   프로그램별로 평가 기준의 차등 적용이 가능하도록 하는 프로그램의 범주화 기능

Ÿ   전체 투자 생명주기 지원하는 비즈니스케이스 모델 기능

Ÿ   포트폴리오 성과를 기준으로 하여 개인의 인센티브/승진을 결정할 수 있는 인사 평가와의 연계 기능

Ÿ   보유 스킬(skills)에 기반한 IT 인력 수요 및 공급 관리에 적용할 수 있는 인적 자원 관리와 연계 기능

IT 거버넌스의 5가지 중점 영역 중에서 가치 전달에 초점이 맞춰진 포트폴리오 관리를 위한 필수 기능에 더하여 포함하고 있으면 편리할 IT 거버넌스의 지원 기능으로는 다음의 것들이 해당될 수 있다.

Ÿ   전략적 연계에 있어서 정보전략계획수립(ISP)에 기초가 되는 전사 아키텍처(EA) 구현

Ÿ   자원 관리에 대해서는 포트폴리오 관리의 대상을 전체 IT 자원, 즉 응용, 인프라, 인력(특히 스킬의 수요와 공급) 재고와 수요 및 공급 관리 기능

Ÿ   제반 문제 및 사건/사고 관리 기능까지 포함하는 위험 관리 기능

Ÿ   성과 관리에 있어서는 IT BSC 구현으로 확대

이러한 필수 및 부가 기능들을 IT 거버넌스 영역별로 하향식(top-down)으로 표현하면 그림 3.1과 같다. 물론 이러한 종속 관계는 기존에 보유한 관리 솔루션의 보유 기능 등 조직의 상황에 따라서 변화가 가능하다.

그림 3.1: IT 거버넌스 중점 영역과 자동 구현 IT 프로세스

이러한 자동화 솔루션 도입이 가져다 주는 결과는 앞서 설명하였듯이 프로세스 성숙도 향상에 부분적으로 나마 기여할 수는 있다. 같은 맥락에서 포트폴리오 관리 솔루션 도입은 역량 성숙 모델을 통한 포트폴리오 관리 프로세스의 개선을 위한 전략적 방침에 따라서 결정되어야 하는 것이다. (그림 3.2 : 포트폴리오 관리 프로세스 성숙 모델 참조)

그림 3.2: 포트폴리오 관리 프로세스 성숙 모델

3.3 PPM 솔루션 비교

3.3.1 PPM 솔루션의 일반적 요구사항

현재 시판되고 있는 대표적 제품들은 투자 포트폴리오 보다는 프로젝트 포트폴리오 관리(Project Portfolio management: 이하 PPM이라 함) 솔루션이라는 명칭으로 시판되고 있다. 이들은 모든 미래 기회, 현행 프로젝트들, 그리고 서비스들을 조직의 전략을 실현하기 위한 투자 목적으로써 관리함으로써 조직을 지원한다는 PPM의 목적을 달성하는 것을 지향한다.

일반적인 PPM 자동화 솔루션 도입을 통해 확보할 수 있는 것은 다음과 같은 내용에 대한 실시간 가시성과 투명성이라 할 수 있다.  

실시간 가시성 요구 대상

Ÿ   프로젝트 상태

Ÿ   프로젝트 완성에 대한 시간표

Ÿ   프로젝트 위험 및 현안

Ÿ   예산 대비 실집행액

투명성 요구 대상

Ÿ   프로젝트 비용

Ÿ   범위에 대한 영향

Ÿ   자원 활용도

참고로 포트폴리오 관리 성숙도 모델의 ‘도구 및 자동화’ 속성에 대한 성숙 기준을 살펴본다면 목표하는 수준에 알맞은 프로세스 수준을 정의하는데 도움이 될 것이다.

Ÿ   Level 1: 특별한 목적의 도구들이 개인들에 의해 구매되고/개발되며 개인적 기준에 맞춰 사용된다.

Ÿ   Level 2: 개별적으로 구매된/개발된 여러 도구들이 존재하며 필요한 경우 재정의된다. 서로 다른 그룹에 의해 서로 다른 도구나 도구의 다른 버전들이 사용된다.

Ÿ   Level 3: 의사결정을 지원하기 위하여 프로그램 정보를 취합하기 위해서 표준 포트폴리오 관리 시스템이 중앙집중식으로 사용된다.

Ÿ   Level 4: 표준 포트폴리오 관리 시스템이 가용하고, 그리고 프로그램을 평가하고 순위결정하고 관리하고 또한 프로그램 및 포트폴리오 성과에 관한 보고를 위하여 완전하게 구현되었다.

Ÿ   Level 5: 프로그램을 평가하고 관리하기 위하여; 포트폴리오 변화에 대한 ‘What if’ 분석을 포함한 전체 포트폴리오 성과를 평가하고 관리하기 위하여; 비즈니스 전략에 대하여서 전체 포트폴리오 성과를 소통하고 보고하기 위하여 표준 포트폴리오 관리 시스템이 가용하다.

3.3.2 PPM 제품의 비교

각종 제품들에 대한 세부적인 기능의 비교는 사실상 어렵기 때문에 가트너 그룹에서 조사하여 비교/평가한 후 발표한 자료를 제시하는 것으로 대체하고자 한다. 그림 3.3에 나타나 있듯이 가트너 자료는 현재 출시된 제품들의 비교 평가를 실행 능력과 비전의 완전성을 두 축으로 하는 좌표를 이용해 업계 리더, 선구자, 도전자, 그리고 틈새 공략자 등으로 구분하고 있다.

그림 3.3: 솔루션 벤치마크 (가트너 조사 자료)

그러나, 이러한 자료의 활용은 다양한 제품들이 있다는 정보 제공에 국한시켜야 할 것이다. 다시 말하면, 이러한 정보가 제품 선택의 결정적 자료로 되어서는 안되며, 사용할 제품은 각 기업의 구매 절차를 밟아 결정하는 것이 바람직하다.

4. 결론

지금까지 거의 모든 벤더들은 자신들의 자동화 도구들을 발표하면서 언제나 “IT 거버넌스 도구”를 표방해 왔다. 그러나 “IT 거버넌스를 위한 도구”가 보다 정확한 표현이 될 것이다. 그러므로 효과적인 IT 거버넌스 구현은 도구 자체의 좋고/나쁨 보다는 도구에 의해 제공되는 정보의 질에 따라서 전략적 의사결정의 성패가 달려 있는 것이다. 그런데 보고서의 질은 역시 입력되는 정보의 질에 의해 결정되기 때문에 거버넌스에 있어서 핵심 성공 요인은 ‘구성원들의 솔직함’에 달려 있다.

한편, 거버닝 시대에 있어서 보다 넓고 높게 바라보는 시각의 전환이 필요한데 요약하면 다음과 같다:

Ÿ   IT-focused 에서 Business-focused

Ÿ   IT cost 에서 IT-enabled Investment

Ÿ   Project management에서 Program/Portfolio management

Ÿ   Value delivery에서 value creation/realization

마지막으로, 4개의 근본적인 IT 거버넌스 관련 질문을 상기해 보는 것으로 끝맺을 것이다.

Ÿ   전략적 질문 - 우리는 옳은 일을 하고 있는가?

Ÿ   아키텍처 질문 - 우리는 올바른 방법으로 하고 있는가?

Ÿ   전달 질문 - 우리는 일을 잘하고 있는가?

Ÿ   가치 질문 - 우리는 이익을 얻고 있는가?

신인철

아이티거버넌스인터내셔널

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